Vom Papierordner in den elektronischen Ordner

Ein Team der Werkstatt für behinderte Menschen (WfbM) Biberach des Heggbacher Werkstattverbunds hat seit November 2010 22 000 Akten des Versorgungsamtes Blatt für Blatt gescannt und elektronisch archiviert. Die WfbM bietet die Dienstleistung Datenarchivierung für Firmen aller Größen und die öffentliche Hand an.

Am Anfang stand die Not. Trotz Neubau war abzusehen, dass im Landratsamt der Archivraum nicht reicht, um all die vielen Akten des Versorgungsamtes aufzubewahren. Ein Grund ist der demographische Wandel und die damit steigende Zahl der Menschen, die einen Schwerbehindertenausweis benötigen. Die Akten dazu werden nicht nur lebenslang geführt, sondern müssen noch zwei Jahre über den Tod der Personen hinaus aufbewahrt werden. Eine Lösung musste gefunden werden, um der Aktenberge Herr zu werden.

Die Werkstätten für Menschen mit Behinderung des Heggbacher Werkstattverbundes der St. Elisabeth-Stiftung boten ihre Dienstleistung der elektronischen Datenarchivierung speziell auf die Bedürfnisse des Landkreises abgestimmt an und bekamen den Zuschlag. „Der Heggbacher Werkstattverbund konnte nicht nur mit dem angebotenen Preis-Leistungsverhältnis überzeugen: Es war vor allem auch die Flexibilität, die uns bewogen hat, den Auftrag an den Werkstattverbund zu vergeben“, sagt Landrat Dr. Heiko Schmid. Gemeint ist damit, dass das Landratsamt die Akten nicht außer Haus geben wollte. Zum Einen, um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten – zum Anderen aber auch, um jederzeit Zugriff auf die Akten zu haben.

Vier Beschäftigte und ein Mitarbeiter der Werkstatt für behinderte Menschen waren deshalb seit November des vergangenen Jahres damit beschäftigt, im Landratsamt im Archiv des Versorgungsamtes insgesamt 22 000 Akten des Landkreises Biberach einzulesen. Dabei wurden die Akten Blatt für Blatt gescannt und in elektronischen Ordnern sortiert. Diese Arbeit erfolgte in einem speziellen, streng gesicherten und für Außenstehende nicht zugänglichen Bereich.

Auch Dr. Monika Stolz, ehemalige Ministerin für Arbeit und Sozialordnung, Familien und Senioren des Landes Baden-Württemberg, hatte sich bei ihrem Besuch im November in Biberach zusammen mit Landrat Dr. Heiko Schmid von den Beschäftigten der Werkstatt zeigen lassen, wie die Akten elektronisch archiviert werden.